De wet- en regelgeving in ons land is niet altijd even duidelijk en/of werkbaar. Dat ondervond in eerdere fasen ook de Presentiepas als het gaat over wanneer wel en wanneer geen foto van werknemer mag worden geëist voor op de pas. Juridisch en financieel expert Eric Schauwaert schept namens Presentiepas voor u duidelijkheid. Hij onderscheidt drie groepen:
- Uitvoerende medewerkers op de werklocaties
- Bezoekers op werklocaties
- Bezoekers met ID-controle op werklocaties
Uitvoerende medewerkers op de werklocaties
Uitvoerende medewerkers op de werklocaties zijn verplicht zich te registreren als Presentiepashouders en dienen akkoord te gaan met de algemene voorwaarden van Presentiepas. Tijdens de ID-controle dienen toekomstige Presentiepashouders akkoord te gaan met het ter beschikking stellen van een foto, naar keuze een pas- of andere herkenbare foto, die voor operationele controles noodzakelijk geregistreerd wordt in het Presentiepas informatiesysteem.
Bezoekers op de werklocaties
Bezoekers op de werklocaties ontvangen een tijdelijke Presentie-bezoekerspas en zijn niet verplicht om zich te registreren als Presentiepashouder met ID-controle. Via het Presentiepas web portaal is het mogelijk, om relevante gegevens van tijdelijke bezoekers te registreren. Verder zijn uitvoerders of portiers verantwoordelijk, voor de ID-controle van bezoekers op werklocaties.
Bezoekers met ID-controle werklocaties
Indien opdrachtgevers voor hun werklocaties verplichten dat ook bezoekers zich dienen te registreren als Presentiepashouders, dan dient de bezoeker akkoord te gaan met de algemene voorwaarden van Presentiepas. Tijdens de ID-controle dienen bezoekers tevens akkoord te gaan met het ter beschikking stellen van een foto, naar keuze een pas- of andere herkenbare foto, die gedurende het bezoek voor operationele controles noodzakelijk geregistreerd wordt in het Presentiepas informatiesysteem. Op het moment dat de tijdelijke Presentie-bezoekerspas retour is ingeleverd, wordt de foto en mogelijke relevante privacy gevoelige data van de bezoeker verwijderd uit het Presentiepas informatiesysteem.